これまで一人で頑張ってきて、売上を上げるための基礎・習慣は身についているし、売上も食っていくのに困るようなことはない。
だけど…
「とにかく忙しい！本当はやりたいことがあるのに、そこに取り組む時間を捻出できない！」
と感じていませんか？
この記事はこのような状況にある、年商800〜3000万円くらいの個人事業主、フリーランスのためのものです。
あなたが本当にやりたいことに集中して取り組むためには、これから何をどのように進めれば良いかを解説していきます。
Contents
目の前の仕事に忙殺されてしまう人あるある
本当はやりたいことがあったり、ビジネスをもっと拡大していきたいと思っているにも関わらず、目の前の仕事に忙殺されてしまっている方は、多くの場合、以下のような状態に陥っています。
- やりたいことに集中するためには、仕事を少し減らせばいいのは分かっているけど、収入が減るのが心配
- 単価を上げれば、効率化できるのは分かっているけど、単価を上げる勇気が持てない
- お世話になっている人や付き合いが長いお客様からの仕事の依頼を断れず、気が抜くと仕事が増えていく
- 今やるべきことに集中した結果、気づけば圧倒いう間に1日が終わってしまっている
- 個人だとキツイが、スタッフを雇用するほどの仕事量でもないと感じている
- 何かもっと効率よくやれるいい方法があるはず！とセミナーや講座、コンサルティングなどを買い漁る
- 外注や効率化ができればいいなーと思っているが、具体的なアクションを起こせていない
このような状況に陥ってしまうと、なかなかそのスパイラルから抜け出せなくなってしまいます。
仕事がうまくいってるからこその贅沢な悩みではありますが、本来、集中したいことに集中できないのは大きなストレスですよね。
このような状況にある人たちをこんな感じに名付けてみました。
個人事業主病
多くの場合、一人でビジネスを始める時は、お金も経験もないことがほとんどなので、自分の力を磨いて収益を上げることに注力される方がほとんどです。
結果的に、企画、情報発信、集客、セールス、納品、顧客管理、入金管理などなど、一人で全てを完結させる力が身につきます。
ビジネスが軌道に乗るまでの間は、一人で頑張ることも重要だし、一人でやることでビジネスの全体像が見えて、その後の展開を考えることができるようになるのも大きなメリットです。
ですが、ある程度、ビジネスが軌道に乗って忙しくなってからもこのやり方を続けていると、一人の稼働時間の限界にぶち当たります。
このような状態が個人事業主病です。
特に労働集約型のビジネス（コンサルティング、コーチング、ライティング、デザイン、制作系）の場合はこの傾向が顕著です。
ここで何か対策を取ればいいのですが、何もないところからビジネスを始めた時からのクセで、なんでも一人で片付けようとしてしまい、さらに使える時間が圧迫されていきます。
仕事をやればやるほど収入は伸びるけど、時間はどんどんなくなっていく…。時間が不足していくとともに収入も頭打ちに合う。
この状況を抜け出すためには外注の発想が必要です。
外注して業務を効率化しよう
きっとあなたも、外注して業務を効率化したり、専門性の高い方に協力を仰いだ方がいい理由はとてもよく分かっていると思います。
ですが、そもそも外注することに対してこのような不安がありませんか？
- やったことないから何をどうすればいいか分からない
- 望むクオリティで仕事を進めてくれるか分からず不安
- どれくらいお金がかかるか分からず不安
- 外注費を出すことに抵抗がある
- 誰に何をどうやって依頼すればいいか分からない
ちなみに、これらの不安も個人事業主病の症状です。
僕はこれまでに、目の前の仕事に忙殺されている個人事業主の業務の外注化、仕組み化を何件もお手伝いしてきましたが、ほとんどの方がこのような思い込みを持っていました。
口では「外注したい！」と言っていても、いざ外注しようとすると尻込みする方も多くいらっしゃいます。
やったことないことに挑戦するのは誰だって不安ですよね。
ということで、ここからは具体的な外注の方法について触れていきます。
外注の進め方
外注を進める方法として大きく2つのパターンがあります。
1：外注全体をマネジメントしてくれるディレクター、コンサルタント、秘書などに依頼する
あなたと外注先の間に入ってマネジメントしてくれるディレクターやコンサルタント、秘書などの専門家に外注そのものを丸っとお願いする方法です。
専門家に手伝ってもらい、現状の業務の把握、外注すべき項目の整理、外注先との連携などを代行してもらうのです。
専門家に頼むことで、業務の振り分けが効率よくできたり、無駄なコストをかけることなく外注を活用できるようにしてもらえます。
自力だけでやるよりも効率が良いので、いち早く自分がやりたいことに集中したいという方にはオススメの方法です。
2：自力で外注先を見つけて依頼する
専門家に最初からお願いするよりも、自力で業務を整理して外注を活用するスキルを身に付けたい方にオススメの方法です。
僕も実践している方法ですが、以下の6つのステップに沿って外注を進めつつ、業務を効率化していきます。
この6ステップを読んで「いける！」と思う方は自力でやっていいでしょうし、「これは難しそうだ…」と思う方は業務を外注化、効率化してくれる専門家を探しましょう。（※弊社でも対応可能です。）
ステップ1：業務プロセスを詳細に把握する。
まずは自分が「何を、どんな手順で進めているか。どれくらいの時間がかかっているか。」を洗い出します。
ここで自分の業務の詳細を把握していないと、そもそも何をどう依頼すればいいかが分からなくなってしまいます。
例えば、一言で「事務」と呼ばれることでも、詳細にプロセスを分解すると、顧客リストの整理、入金確認、案内メール、かなりたくさんの小さな作業が結集してたりします。
なので、まずは紙に書き出す、マインドマップ等を使って視覚化するなどして、徹底的に洗い出すことが大事です。
自分がなんとなくやってるタスクも含めて、全部書き出しましょう。
また、1ヶ月分くらい、自分がどの仕事にどれだけの時間を使っているかも記録しておくのがオススメです。
参考）弊社取締役の高西オススメの仕事記録ツール
TaskChute Cloud：https://taskchute.cloud/users/top
僕も使ってますが、業務の計測にはもってこいのツールです。
ステップ2：3つのカテゴリーに振り分ける
業務プロセスが把握できたら、依頼内容を精査していきます。
依頼内容を精査する時のポイントが、
☑︎自分じゃなきゃできないこと
☑︎依頼したいけど依頼が難しいこと（専門技術など）
☑︎依頼できること
の3つに振り分けることです。
振り分けを進めることで、自分じゃなきゃできないと思ってたことが意外と依頼できそうだったとなることもあれば、逆に、依頼したいと思っていたけど自分にしかできない強み的な能力だった、といったことが分かってきます。
ここまで整理できれば、次は依頼へ。
ステップ3：内容に基づいて依頼先を探す
ステップ2で業務を整理することで、どんな業務をどんな人に任せれば良いかが見えてきます。（※分からない場合はコンサルタントやディレクターに相談しましょう。）
その内容に基づいて、知り合いに依頼を検討したり、知り合いの中でその業務ができる人がいない場合には、知り合い経由やSNS、外注サイトを活用し、依頼できる人を探していきます。
ここ数年、雇用ではなく外注を活用する企業も増えているので、個人でも気軽に外注できるサービスが増えているので、外注候補を見つけるのはそう難しくないでしょう。
外注サイトの参考として、スキルシェアリングサービスのカオスマップを添付します。
参考）スキルシェアリングサービス一覧
出典元：エンジニアの入り口 Produced by リナックスアカデミー
【カオスマップつき】スキルシェアサービス25選！一通りまとめました
ステップ4：依頼条件を擦り合わせる
ステップ3で見つけた依頼先候補の方とコンタクトを取り、ステップ2で整理したことを元に、依頼目的と具体的に依頼する業務、条件を伝えて、それが可能かを確認していきます。
また、その時に以下のような依頼条件も決めていきます。
☑︎納期
☑︎納品方法
☑︎求めるクオリティの基準
☑︎制約条件
☑︎連絡手段
☑︎報酬額
外注する場合は「外注コスト」が発生するので、その報酬額も設定しなければいけません。
報酬額をどう設定すればいいか分からない場合は、外注サイトやGoogle検索で相場を調べて参考にしてみてください。
「〇〇（依頼したい作業） 相場」で検索するといくつか出てきます。
相手が専門家の場合は、相手に見積もりをもらうのもOKです。
ステップ5：決めた役割でうまく回るか試してみる
いざ依頼先が決まったら、試しにその業務を任せて、仕上りのクオリティやスピードが当初の合意通りかを確認します。
予定通りに進むのであれば、そのまま依頼を継続。
予定通りにならないのであれば、うまくいかなかった箇所をどうするか考えて再度試してもらいます。
それでもダメなら、依頼する先との相性がよくなかった、もしくは依頼の仕方がまずかったということなので、ステップ3に戻り、別の依頼先を探すのが良いでしょう。
ステップ6：継続的に依頼し、業務をスリム化していく
依頼がうまくいけば、同じ依頼先に他の業務もお願いできないかを確認し、どんどん業務の効率化を進めます。
というのも、仕事上関わる人が少ないほど、コミュニケーションコストを削減することができ、業務を効率化できるからです。
また、一度一緒に仕事をして自分のことを分かってもらえている相手なら、依頼、その後のコミュニケーションがスムーズに進みやすくなります。
以上が、外注を進めるための6ステップです。
「思った以上に複雑で大変」と思われたかもしれませんが、だからといって自分で業務を抱えていてはいつまでも大変なまま。
ずっと自分のキャパが一杯の状態で、目の前の仕事に忙殺され続けることから逃れられなくなってしまいます。
やり方が分かったとしてもまだ不安なことってありますよね？
外注を活用する上で重要な考え方
現状を冷静に把握し、外注に出すべき仕事も決まった。けれど、実際に外注できない。
ここでネックになるのは、お金に関する考え方です。
よくあるのが、これまで年商1500万円だった人が、外注費に仮に300万円使うとしたら、実質の年商が1200万円（1500ー300）になってしまうといった心配です。
稼ぐ額が変わらず、外注に依頼するだけなら、自分の手取り分は当然減ります。
ここで重要なのが本来の目的。
自分が本当にやりたいことに注力することや、もっと業績を伸ばすための手立てとしての外注ですよね？
なので、仮に年商1500万円の人が外注費として300万円を使うとするならが、300万円使って年商2000万円、2500万円にする発想が必要です。
単純に経費を増やすのではなく、時間を生み出すために外注するんです。
その生み出した時間でもっと生産性の高い仕事や新たなことに集中したり、業績を伸ばしたりしていくんです。
この考え方ができないと外注はできません。
ずっと一人でたくさんの仕事を抱え込んだまま、本当にやりたいことができないストレスを抱え続けることになってしまいます。
外注を始めたてのころは、出費の方が増えるように感じてしまいますが、外注化がうまく回り始めると、これまで以上に時間が生まれます。
もちろん、気持ちの余裕も生まれます。
仕事に忙殺される感覚もかなり軽減します。
あとは、あなたが頑張るだけ。
これまで一人で頑張って成果を出せているのなら、時間と気持ちの余裕があれば、業績を伸ばすことはできるはずです。
自分の力を信じて、積極的に外注を活用してみてください。
そして、本来のやりたいことに挑戦してください。
自力で難しいと感じる方は、弊社でもサポートできますし（こちらのサービスで対応可能です）、すでにサポートしていただいてるコンサルタントや秘書の方がいればその方にお願いするのもよいでしょう。
この記事が、あなたがあなたの本当にやりたい仕事に集中しながら、事業を成長させていくきっかけになれば嬉しいです。
